4 PHƯƠNG PHÁP THIẾT LẬP MỤC TIÊU NGẮN HẠN VÀ DÀI HẠN CHO DOANH NGHIỆP

Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn là cơ sở để doanh nghiệp đạt được thành công và phát triển bền vững.Trong bài viết dưới đây, Trường Doanh Nhân HBR sẽ bật mí 4 phương pháp thiết lập mục tiêu ngắn hạn và dài hạn hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn là gì?

Mục tiêu ngắn hạn là những mục tiêu có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn, thường từ vài tháng đến một năm. Chúng thường là những bước đi nhỏ, cụ thể nhằm tiến gần hơn đến việc đạt được các mục tiêu dài hạn.

Ngược lại, mục tiêu dài hạn là những mục tiêu được đặt ra trong một khoảng thời gian dài, thường từ vài năm trở lên. Đây là những mục tiêu lớn, đòi hỏi phải có sự cam kết, nỗ lực cao và thường được chia thành các mục tiêu ngắn hạn để dễ dàng theo dõi và thực hiện. 

2. Khi nào doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu ngắn hạn và dài hạn?

Dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu ngắn hạn:

• Khi doanh nghiệp có mục tiêu dài hạn: Đặt ra các mục tiêu ngắn hạn giúp doanh nghiệp thực hiện từng bước nhỏ nhằm tiến tới mục tiêu dài hạn 

• Khi doanh nghiệp muốn cải thiện hiệu suất hiện tại: Mục tiêu ngắn hạn giúp doanh nghiệp nhanh chóng thực hiện những bước cải tiến nhỏ cải thiện hiệu suất

• Khi doanh nghiệp mới thành lập: Thiết lập mục tiêu ngắn hạn để nhanh chóng xây dựng thị trường, thu hút khách hàng và chứng minh giá trị của sản phẩm/dịch vụ

• Khi có sự thay đổi trong môi trường kinh doanh: Đặt ra các mục tiêu ngắn hạn để nhanh chóng điều chỉnh và ứng phó với các thay đổi mới

• Khi muốn theo dõi và đánh giá hiệu quả: Thiết lập mục tiêu ngắn hạn giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ và đo lường kết quả thực hiện các hoạt động cụ thể

Dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu dài hạn:

• Khi định hình chiến lược phát triển bền vững: Thiết lập mục tiêu dài hạn để xác định hướng đi và kế hoạch phát triển lâu dài cho doanh nghiệp

• Khi thu hút đầu tư hoặc hợp tác chiến lược: Để cung cấp cho đối tác và nhà đầu tư cái nhìn rõ ràng về tầm nhìn và định hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.

• Khi đã đạt được các mục tiêu ngắn hạn: Sau khi đạt được các mục tiêu ngắn hạn, doanh nghiệp cần xây dựng mục tiêu dài hạn để tiếp tục gặt hái thành công

3. Ý nghĩa của việc thiết lập mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Thiết lập mục tiêu ngắn hạn cho doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích quan trọng dưới đây:

• Tạo động lực và tập trung: Mục tiêu ngắn hạn giúp nhân viên có thể nhìn thấy kết quả cụ thể trong thời gian ngắn, từ đó tạo động lực và nâng cao tinh thần làm việc

• Tiền đề để đạt được mục tiêu dài hạn: Hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn giúp doanh nghiệp luôn đi đúng hướng, duy trì tiến độ và điều chỉnh chiến lược nếu cần để đạt được các mục tiêu dài hạn

• Cải thiện hiệu suất làm việc: Mục tiêu ngắn hạn giúp xác định các nhiệm vụ quan trọng cần được ưu tiên thực hiện trước. Điều này hỗ trợ cải thiện hiệu suất và đạt được kết quả công việc tốt hơn

• Tránh trì hoãn và giảm căng thẳng: Mục tiêu ngắn hạn giúp nhân viên tập trung vào từng nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn khác nhau, từ đó giảm thiểu sự phân tâm và trì hoãn. Đồng thời, giảm bớt áp lực cho nhân viên vì mục tiêu ngắn hạn thường đơn giản và dễ thực hiện hơn mục tiêu dài hạn

Thiết lập mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích quan trọng dưới đây:

• Định hướng rõ ràng: Mục tiêu dài hạn giúp doanh nghiệp có một cái nhìn tổng thể về chiến lược phát triển trong tương lai, giúp xác định đích đến và hướng đi cụ thể 

• Tăng cường động lực: Mục tiêu dài hạn đặt ra một đích đến lớn và quan trọng, giúp mỗi cá nhân tập trung vào công việc của mình. Từ đó, nó khuyến khích sự nỗ lực và quyết tâm để vượt qua khó khăn, đồng thời giữ cho mọi người không bị phân tán và tập trung vào những việc quan trọng

• Tối ưu thời gian và nguồn lực: Mục tiêu dài hạn giúp doanh nghiệp xây dựng một kế hoạch chi tiết nhằm quản lý thời gian và tổ chức các nguồn lực một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu này

• Nâng cao lợi thế cạnh tranh: Xác định mục tiêu dài hạn giúp doanh nghiệp phát triển các chiến lược lâu dài và bền vững nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường

4. Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn có gì khác nhau?

Dưới đây là một số tiêu chí cơ bản nhằm phân biệt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn: 

5. 4 phương pháp thiết lập mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho doanh nghiệp

Có 4 phương pháp mà doanh nghiệp có thể sử dụng để xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, bao gồm SMART, OKR, BHAGS và MBO.

5.1. Phương pháp SMART

Phương pháp SMART giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng mục tiêu mình muốn đạt được, đồng thời theo dõi và đánh giá tiến độ một cách hiệu quả. Phương pháp này đòi hỏi các mục tiêu được thiết lập phải cụ thể, có thể đo lường được, khả thi, có thời hạn và liên quan đến mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Do đó, nó thường được áp dụng để thiết lập các mục tiêu ngắn hạn.

Theo đó, để thiết lập mục tiêu theo phương pháp SMART, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ 5 tiêu chí sau:

• Specific: Mục tiêu cần phải cụ thể và dễ hiểu. Tránh những mục tiêu mơ hồ, chung chung. Ví dụ: Thay vì đặt mục tiêu là “Tăng doanh số bán hàng”, hãy đặt mục tiêu cụ thể hơn là “Tăng 5% doanh số bán hàng trực tuyến.”

• Measurable (Đo lường được): Xác định các tiêu chí đo lường tiến độ và hiệu quả của mục tiêu. Ví dụ, sử dụng số liệu về doanh thu hàng tháng và số lượng đơn hàng để theo dõi hiệu quả thực hiện mục tiêu “Tăng 5% doanh số bán hàng trực tuyến.”

• Attainable (Có thể đạt được): Đảm bảo mục tiêu đặt ra có thể đạt được dựa trên khả năng hiện tại của doanh nghiệp. Ví dụ: Xem xét lịch sử mua hàng và dữ liệu thị trường để đảm bảo rằng việc tăng 5% doanh số là khả thi  

• Relevant (Phù hợp): Mục tiêu cần phù hợp với chiến lược và mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Ví dụ: Nếu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp là mở rộng thị trường trực tuyến thì mục tiêu tăng doanh số bán hàng trực tuyến lên 5% là phù hợp 

• Time - bound (Có thời hạn): Đặt ra một thời hạn cụ thể để hoàn thành mục tiêu. Ví dụ như “Tăng 5% doanh số bán hàng trực tuyến trong vòng tháng tới”

5.2. Phương pháp OKR

Phương pháp OKR thường được các doanh nghiệp sử dụng để thiết lập mục tiêu dài hạn vì nó tập trung vào việc định hình chiến lược phát triển và có tính chất kéo dài hơn. Theo đó, OKR (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả, bao gồm hai phần chính:

• Mục tiêu (Objective): Đây là mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được. Mục tiêu cần phải cụ thể, rõ ràng và có tính thách thức. Đồng thời phải liên quan chặt chẽ đến sứ mệnh và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp
• Kết quả then chốt (Key Results): Đây là các chỉ số đo lường dùng để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Kết quả then chốt cần phải cụ thể, có thể đo lường được, có thời hạn cụ thể và đầy tính tham vọng 

Dưới đây là một ví dụ về cách thiết lập mục tiêu OKR cho doanh nghiệp:

Objective (Mục tiêu): Tăng cường độ nhận diện thương hiệu trong thị trường mục tiêu

Key Results (Kết quả then chốt):

• Tăng số lượng người theo dõi trên các trang mạng xã hội chính (Facebook, Instagram, Tiktok) lên 30% trong 6 tháng tới
• Tăng lưu lượng truy cập tự nhiên vào website công ty lên 25% trong quý tới
• Video quảng cáo sản phẩm mới trên Youtube đạt ít nhất 1 triệu lượt xem trong vòng 3 tháng

5.3. Phương pháp MBO

MBO (Management by Objectives) là một phương pháp được sử dùng để thiết lập cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Bởi lẽ, nó tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên hoặc bộ phận trong công ty và quản lý dựa trên các tiêu chí đo lường cụ thể.

Phương pháp MBO đòi hỏi cả quản lý và nhân viên phải cùng tham gia thiết lập mục tiêu, theo dõi tiến độ, đánh giá và cải thiện quy trình. Các bước thiết lập mục tiêu cụ thể như sau:

• Thiết lập mục tiêu: Quản lý và nhân viên cùng nhau thảo luận để xác định các mục tiêu cụ thể, khả thi và có thể đo lường được. Mục tiêu cũng cần phải phù hợp với mục tiêu và chiến lược tổng thể của tổ chức

• Phân công trách nhiệm: Quản lý và nhân viên cùng trao đổi để xác định rõ trách nhiệm và vai trò của từng cá nhân trong việc thực hiện mục tiêu đã đặt ra

• Theo dõi tiến độ: Đặt ra các tiêu chí cụ thể để theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu của từng nhân viên. Tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá tiến độ và điều chỉnh kế hoạch nếu cần

• Đánh giá kết quả thực hiện: Khi kỳ đánh giá kết thúc, người quản lý và nhân viên cùng xem xét kết quả đạt được so với mục tiêu đã đặt ra. Đánh giá dựa trên các tiêu chí đo lường đã được xác định từ trước

• Đào tạo và phát triển cá nhân: Dựa trên kết quả đánh giá, phân tích những điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân. Từ đó đưa ra các kế hoạch đào tạo và phát triển phù hợp nhằm cải thiện hiệu quả công việc trong tương lai

• Cải thiện quy trình: Rút kinh nghiệm từ quá trình thực hiện, sau đó điều chỉnh quy trình để nâng cao hiệu quả trong các chu kỳ tiếp theo

5.4. Phương pháp BHAGs

BHAGs, hay “Big Hairy Audacious Goals” là một phương pháp thiết lập mục tiêu được Jame Collins và Jerry Porras giới thiệu trong cuốn sách nổi tiếng “Built to Last: Successful Habits of Visionary Companies”.

BHAGs tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu lớn, có tính cách mạng và có thể thực hiện được trong khoảng thời gian từ 10 năm trở lên. Do đó, phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập và chủ yếu để thiết lập các mục tiêu dài hạn.

Để thiết lập mục tiêu theo phương pháp BHAGs, doanh nghiệp phải đảm bảo các tiêu chí sau:  

• Sự táo bạo và tham vọng: BHAGs không bị giới hạn bởi các thách thức hiện tại. Doanh nghiệp cần đặt ra những mục tiêu lớn, gần như không thể đạt được ngay từ đầu nhưng mang tính cách mạng và thúc đẩy sự phát triển

• Sự tập trung: Doanh nghiệp cần thiết lập một mục tiêu cụ thể và rõ ràng, đảm bảo không gây nhầm lẫn và mơ hồ

• Sự kích thích và kết nối: Mục tiêu phải tạo động lực và niềm tin cho những người tham gia, gắn kết họ với một mục tiêu chung và xây dựng tinh thần đồng đội mạnh mẽ

• Đo lường tiến độ: Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống đo lường tiến độ và hiệu quả mục tiêu, giúp theo dõi và đánh giá sự tiến bộ trong việc thực hiện mục tiêu

Ví dụ, doanh nghiệp có thể thiết lập mục tiêu như sau: “Phát triển thành công một chiếc ô tô điện không phát thải và có thể di chuyển trên quãng đường 1000 km chỉ với một lần sạc vào năm 2050.” Đây là một mục tiêu dài hạn, đầy tham vọng và thách thức, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuyển đổi công nghệ và quy trình sản xuất để giảm lượng khí thải carbon và bảo vệ môi trường.

6. Ví dụ về cách thiết lập mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tham khảo ví dụ dưới đây để thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho từng phòng ban.

7. Các công cụ hỗ trợ thực hiện mục tiêu ngắn hạn và dài hạn hiệu quả

Để đạt được mục tiêu ngắn hạn và dài hạn một cách hiệu quả, sử dụng các công cụ hỗ trợ theo dõi và đánh giá là cần thiết. Những công cụ này không chỉ giúp kiểm soát tiến độ hiệu quả mà còn hỗ trợ điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Dưới đây là một số công cụ hữu ích:

7.1. Phần mềm quản lý công việc và dự án

• Trello: Trello sử dụng hệ thống bảng và thẻ, giúp tổ chức các nhiệm vụ theo tuần tự và ưu tiên. Người dùng có thể theo dõi quá trình hoàn thành từng mục tiêu qua các thẻ, từ đó dễ dàng điều chỉnh nếu cần.
• Microsoft Planner: Công cụ này tích hợp trực tiếp với hệ sinh thái của Microsoft, giúp người dùng quản lý nhiệm vụ một cách chặt chẽ và chuyên nghiệp. Planner phù hợp với các nhóm làm việc, đặc biệt khi theo dõi tiến độ mục tiêu.

7.2. Bảng tính và biểu đồ đánh giá

• Microsoft Excel và Google Sheets: Đây là những công cụ phổ biến và dễ sử dụng để tạo bảng theo dõi tiến độ, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và dễ dàng điều chỉnh các chỉ số. Với các hàm tính toán và biểu đồ tự động, người dùng có thể đánh giá chi tiết từng bước thực hiện mục tiêu.

7.4. Ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả

• Đồng hồ cà chua Pomodoro: Đồng hồ cà chua Pomodone giúp tập trung vào từng mục tiêu cụ thể trong khoảng thời gian ngắn (thường 25 phút), sau đó nghỉ ngắn để duy trì năng lượng. Ứng dụng Pomodoro App giúp hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn hiệu quả, đòi hỏi người dùng phải tập trung cao độ.
• Ma trận quản lý thời gian: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là công cụ hữu ích giúp phân loại và sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và tính cấp bách. Từ đó giúp người dùng tập trung vào những nhiệm vụ có đóng góp lớn nhất cho mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. 

8. Một số lưu ý khi thiết lập mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Dưới đây là một số lưu ý khi doanh nghiệp cần xây dựng mục tiêu ngắn hạn và dài hạn:

• Có định hướng phát triển rõ ràng: Để thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, trước tiên lãnh đạo cần xây dựng định hướng phát triển rõ ràng cho doanh nghiệp. Việc này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có cái nhìn tổng quan về tình hình thị trường, tài chính, cạnh tranh…

• Lựa chọn phương pháp thiết lập mục tiêu phù hợp: Căn cứ vào tính chất ngắn hạn hoặc dài hạn, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp thiết lập mục tiêu phù hợp như  SMART, OKR, MBO, BHAGs...

• Sắp xếp thứ tự các mục tiêu ưu tiên: Việc sắp xếp các mục tiêu theo thứ tự ưu tiên giúp doanh nghiệp dễ dàng quyết định các hoạt động cần thực hiện trước. Điều này đặc biệt quan trọng khi có sự trùng lặp hoặc xung đột giữa các mục tiêu

• Lập kế hoạch hành động chi tiết: Kế hoạch thực hiện mục tiêu cần được xây dựng một cách rõ ràng, chi tiết và xác định các nguồn lực cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và công sức, đồng thời dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu quả thực hiện 

• Thường xuyên theo dõi và đánh giá mục tiêu: Việc thường xuyên theo dõi và đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu giúp doanh nghiệp nhận biết được ưu điểm và hạn chế của kế hoạch. Từ đó điều chỉnh và cải tiến kế hoạch kịp thời nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

Như vậy, bài viết đã chỉ ra mục tiêu ngắn hạn và dài hạn là gì, cũng như lợi ích của nó đối với doanh nghiệp. Đồng thời, gợi ý 4 phương pháp giúp thiết lập mục tiêu hiệu quả. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng, bài viết sẽ giúp doanh nghiệp biết cách thiết lập mục tiêu phù hợp để phát triển ổn định và bền vững.